Extra werkaanvragen werkplekdiensten voor personeelsmutaties

Werkplek
Paragraphs

Elk jaar verhuizen meer dan 1000 Vlaamse ambtenaren naar een andere entiteit. Om de vereiste wijzigingen m.b.t. de ‘Datacenterdiensten voor de werkplek op O365’ bij een personeelsmutatie zo vlot mogelijk te laten verlopen, wordt in januari 2020 een aantal specifieke Eenvoudige Werkaanvragen toegevoegd aan de dienstencatalogus op het HB-pluspuntportaal. Deze werkaanvragen betreffen de gebruikersmutatie van een entiteit die de ‘VO-O365-Tenant’ gebruikt naar een andere entiteit op dezelfde ‘Tenant’, al dan niet met behoud van de gebruikersdata.

Toegevoegde werkaanvragen

Wijziging van een gebruikersaccount in de context van een mutatie tussen entiteiten die beide op O365 zitten met behoud van de data (1 werkdag)

  • De account van de gebruiker wordt aangepast met de juiste UPN (indien van toepassing);
  • Aliassen op de mailbox worden behouden;
  • Het administratief statuut (ambtenaar, tijdelijk contract, externe consultant, …) wijzigt niet;
  • De accountaanpassing gebeurt automatisch op basis van de informatie in Azure-AD en de input in het bestelportaal;
  • De toegang van de gemuteerde gebruiker tot de SharePoint-sites en Groepen blijft behouden en maakt geen deel uit van de uitvoering van deze Eenvoudige Werkaanvraag. Het verwijderen of behouden van deze toegangen is de verantwoordelijkheid van de beheerders van die sites of groepen.

Wijziging van een gebruikersaccount in de context van een mutatie tussen entiteiten die beide op O365 zitten zonder behoud van de data (1 werkdag)

  • De account van de gebruiker wordt aangepast met de juiste UPN (indien van toepassing);
  • Aliassen op de mailbox worden verwijderd;
  • De toegangen van de gemuteerde gebruiker naar de O365-Groepen worden verwijderd;
  • Het administratief statuut (ambtenaar, tijdelijk contract, externe consultant, …) wijzigt niet;
  • De mailbox van de gebruiker wordt in “Litigation Hold” geplaatst. Het definitief verwijderen van deze mailbox kan door de oorspronkelijke entiteit aangevraagd worden bij de Service Delivery Manager van HB-plus.
  • De OneDrive data van de gebruiker wordt 30 dagen in retentiemodus geplaatst bij de deactivatie van de O365 account.
  • De toegang van de gemuteerde gebruiker tot de SharePoint-sites wordt door de entiteiten beheerd en maakt geen deel uit de uitvoering van deze Eenvoudige Werkaanvraag.

Wijziging van administratief statuut voor een gebruiker op de O365 VO-tenant met behoud van de data (5 werkdagen)

Na deactivatie van de bestaande account wordt er een nieuwe account aangemaakt op de VO-tenant. Een statuutwijziging kan gekoppeld worden aan een entiteitswisseling. De data van de oude account wordt door HB-plus gemigreerd naar de nieuwe account.

NB. het geval van een wijziging van administratief statuut voor een gebruiker op de O365 VO-tenant zonder behoud van de data komt neer op een deactivatie van een bestaande O365-account en een activatie van een nieuwe account op basis van de nieuwe statuut ingevoerd in WebIDM. De data wordt 30 dagen in de 'Recycle Bin' behouden na account-deactivatie. Deze operatie kan volledig door de Klant uitgevoerd worden dankzij de bestaande Eenvoudige Werkaanvragen (beide aan 0€).

  • Deactivatie van een O365 abonnement – voor de aanpassing in WebIDM
  • Activatie van een O365 abonnement – na de aanpassing in WebIDM
Voorafgaande acties die door jou moeten worden uitgevoerd

Voor elke mutatie aangevraagd via deze werkaanvragen moeten de volgende voorafgaande activiteiten uitgevoerd worden door de  aanvragende entiteit:

  • Voorzien in een nieuwe “netwerk Entitlement” gekoppeld aan een nieuwe werkrelatie in WebIDM, zodat de nieuwe entiteitscode van de gebruiker automatisch in de VO-AD aangepast wordt, synchroniseert met de VO-Azure-AD en zo zichtbaar wordt in Delegate 365;
  • Overleggen met de oorspronkelijke entiteit over het al dan niet behouden van de data (mailbox en OneDrive);
  • Controleren of de entiteit beschikt over voldoende licenties van het in O365 gewenste profiel (bv. Kenniswerker), Delegate 365 en OASE.
Niet van toepassing

De toegevoegde werkaanvragen hebben uitsluitend betrekking op de datacenterdiensten voor de Werkplek op O365 en niet op de gebruikersinfrastructuur voor de werkplek (pc, laptop, mobiele toestellen, …).

Een mutatie tussen entiteiten die niet op een VO-O365-tenant zitten naar een organisatie die wel een VO-O365-tenant gebruikt en omgekeerd moet nog steeds verlopen via een project.

De bovenstaande afspraken werden tussen Het Facilitair Bedrijf en HB-plus vastgelegd in het voorakkoord ‘Inrichten van extra Eenvoudige Werkaanvragen m.b.t. de gebruiker mutaties voor de dienst Datacenter voor de Werkplek in O365’.

Gerelateerde artikels