Mobiel printen: waarom wordt er geen persoonlijke informatie vermeld in de rapporten?

Mobiel printen
Paragraphs
Rapporten beschikbaar over verbruik Mobiel Printen

Wie gebruik maakt van de dienst Mobiel Printen, kan rapporten raadplegen op het datawarehouse (ddc-dwh) : https://vobip-bi.vonet.be/cognos10-login .  Daar vind je een rapport over het printverbruik per maand en per beleidsdomein en een rapport dat het printverbruik weergeeft per entiteit, per printer en per gevraagde periode. Het rapport bevat echter geen persoonlijke gegevens.

Gedeelde mappen ‎> 99 - Toepassingen voor alle entiteiten ‎> Digitaal Documentatie Centrum - DWH - C2015 ‎> C2015 - Exploitatie-gebonden ICT-diensten ‎> C2015 - Dienstverlening ‎> Werkplekdiensten ‎> PRaaS

Waarom geen persoonlijke gegevens?

Conform de AVG-wetgeving is de verwerking van persoonsgegevens altijd onderhevig aan een aantal basisprincipes (cfr artikel 5 & 6).

Doel van de verwerking/rechtvaardigingsgrond  

De persoonsgegevens worden verzameld voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden en mogen uitsluitend worden verwerkt op een wijze die verenigbaar is met die doeleinden.

Minimale gegevensverwerking

De persoonsgegevens moeten toereikend en ter zake dienend zijn en beperkt blijven tot wat noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt.

Binnen aanbod Mobiel Printen is deze doelmatigheid bij de verwerking van persoonsgegevens beperkt tot facturatie van het aantal en de aard van de afdrukken gekoppeld aan jullie organisatie. Deze rapportering verwerkt persoonsgegevens op een manier dat het resultaat niet terug te brengen is tot het individu. Door deze doelbewuste manier van werken is deze rapportering niet langer onderhevig aan de AVG-wetgeving gezien er geen persoonsgegevens in voorkomen. We zijn ons echter bewust van de beperkingen van onze basisrapportering. Het enige doel van deze verwerking van persoonsgegevens binnen de dienstverlening is de facturatie, wat op zich geen rechtvaardigingsgrond is om in het facturatieproces persoonsgegevens op te nemen.

ICT-code

Het integer gebruik van ICT-middelen en de controle daarop is vastgelegd in de ICT-code zoals opgenomen in omzendbrief BZ 2014/2: https://overheid.vlaanderen.be/sites/default/files/media/Omzendbrief%20integer%20omgaan%20met%20ICT-middelen_31032014.pdf?timestamp=1517955906.  

In deze ICT-code is bepaald dat individuele controles door het lijnmanagement toegestaan zijn voor het gebruik van e-mail, het gebruik van internet, het gebruik van Skype, de informatie en bestanden die werknemers publiceren op het extranet/ internet en wat wordt opgeslagen op de verschillende opslagmedia - (zie punt 6.2 van de ICT-code) 

De individuele controle voor het printgedrag is dus niet voorzien in de ICT-code en vereist een aanpassing van de ICT-code. Echter, vermits de ICT-code is opgenomen in een omzendbrief, is de procedure tot aanpassing niet eenvoudig en dient er een lang validatietraject doorlopen te worden.

Indien er wordt vastgesteld dat er abnormaal veel wordt geprint, kan het management het personeel daar wel op aanspreken en verwijzen naar het zorgvuldig gebruik van middelen zoals vermeld in de deontologische code:  

https://overheid.vlaanderen.be/personeel/integriteit/principe-5-zorgvuldig-beheer-van-middelen.

Voor meer informatie kan men terecht bij zijn DPO of Christine Verbraeken (coördinator integriteitszorg van het Agentschap Overheidspersoneel).

Gerelateerde artikels