Maximaal Digitaal O365-licenties voor tijdelijke werknemers

Jobstudent
Paragraphs

De Vlaamse overheid doet regelmatig beroep op tijdelijke medewerkers die slechts enkele maanden in dienst worden genomen. Een klassiek voorbeeld is de jobstudent tijdens de vakantieperiode.

Om aan de ICT-behoeften van deze tijdelijke werknemers te kunnen voldoen, kan je vanaf 10 juni 2019 Maximaal Digitaal O365-licentieprofielen (Office Online, Kenniswerker, All-in) met de optie "tijdelijk" in de productcatalogus bestellen.

Tijdelijke licenties

Tot 14 juni 2019 (‘End of Business’) kan je, als ICT-functiehouder, tijdelijke licenties bestellen die gelden voor de maand juli.

Via een werkaanvraag (via het HB-pluspuntportaal) kan je een licentie bestellen voor de periode van 1 of 2 maanden (bv. om de juli-augustus vakantieperiode af te dekken). Je kan hierbij kiezen tussen 1 of 5 licentieprofielen van hetzelfde type. 

Op dit moment hoeven de eindgebruikers nog niet geïdentificeerd te zijn, enkel het aantal licenties dat nodig is per entiteit.

Opmerking: er kan ook steeds beroep gedaan worden op ongebruikte jaarlijkse licenties die een entiteit in stock heeft i.p.v. tijdelijke licenties aan te schaffen.

Hieronder de portaal View:

maxmax
Activatie van de licenties

Eens besteld zijn de licenties beschikbaar op het O365-portaal en zichtbaar in Delegate 365. Vanaf dan verloopt de activatie op dezelfde manier als voor een jaarlijkse licentie:

Een gebruiker moet geactiveerd worden in het HB-pluspuntportaal via de bestaande werkaanvraag 'Activatie gebruiker Datacenterdiensten voor de werkplek op O365' (op voorwaarde dat die minstens een dag op voorhand toegevoegd werd in het toegangsbeheerplatform (WebIDM)).

max

De juiste licentie wordt automatisch toegekend aan deze gebruiker, op voorwaarde dat de licentiestock van deze entiteit voldoende is. Dit betekent dat een activatie van een tijdelijke gebruiker zonder tijdelijke licenties op tijd besteld moet worden om problemen te vermijden.

Algemene principes:
  • De tijdelijke licentie moet ten laatste de 15de van de maand besteld worden om de eerste dag van de daaropvolgende maand actief te zijn op het O365-portaal.
  • De dienst, gekoppeld aan de tijdelijke licentie, bevat dezelfde bundel als een klassieke jaarlijkse licentie, en houdt dus de toegang in vanuit 3 mobiele toestellen via Mobile Iron en de toegang tot het Oase-trainingplatform;
  • De tijdelijke licentie is telkens geldig voor een of twee maanden.
  • De tijdelijke licentie vervalt op de laatste dag van de maand.
  • Er is geen automatische koppeling met een deactivatie van de dienst van de tijdelijke gebruiker. Hiervoor moet een ‘Deactivatie’ werkaanvraag ingediend worden, ten laatste 10 werkdagen na de licentievervaldatum.
  • De data van de tijdelijke gebruiker blijven 30 dagen bestaan in de Recycle Bin van O365 na verval van de licentie (geen Grace Periode zoals voor een jaarlijkse licentie). Daarna worden deze verwijderd op het O365-platform.

Gerelateerde artikels