Het Omgevingsloket, een complex en innovatief project

Het Omgevingsloket
Paragraphs

Indien je als burger of bedrijf bouw-, verbouw- of sloopwerkzaamheden wenst uit te voeren of activiteiten met mogelijke impact op het milieu,

moet je in de meeste gevallen een omgevingsvergunning aanvragen. Dit kan via de toepassing ‘Omgevingsloket’ van het departement Omgeving. Het is de opvolger van de Digitale Bouwaanvraag en het resultaat van een constructieve samenwerking tussen het departement, HB-plus en derde partijen.

De omgevingsvergunning vervangt in Vlaanderen sinds 2017 de vroegere milieuvergunning, de stedenbouwkundige vergunning, de verkavelingsvergunning, de natuurvergunning en de socio-economische vergunning.

Paul Van Lindt, projectleider binnen het departement Omgeving, licht de complexiteit en de verdere evolutie van het Omgevingsloket toe.

"Het project was een uitdaging, zowel voor HB-plus als voor ons. Maar door de nauwe samenwerking, de dagdagelijkse afstemming en de participatie van ons team aan de analyses zijn we geraakt waar we momenteel vandaag staan."
Paul Van Lindt
Projectleider Departement Omgeving
Wat is het omgevingsloket?

Paul Van Lindt: “Het omgevingsloket is een uitwisselingsplatform voor alle informatie m.b.t. omgevingsvergunningsaanvragen en aanverwante procedures. Vanaf het indienen van de aanvraag tot en met de finale beslissing wordt de communicatie tussen de initiatiefnemer en de overheid via de toepassing ondersteund.”

Opvolger van de Digitale Bouwaanvraag

Paul Van Lindt: “In 2010 besliste de Vlaamse regering om het project ‘Digitale Bouwaanvraag’ op te starten. De toepassing, ontwikkeld in samenwerking met HB-plus, werd in 2014 gelanceerd.

Maar ondertussen bereidde de Vlaamse regering al een decreet voor rond de omgevingsvergunning, waar de stedenbouwkundige vergunningsaanvraag deel van zou uitmaken. En dus werd, parallel aan de bouw van de digitale bouwaanvraag, gestart met de ontwikkeling van de digitale omgevingsvergunning. Hierbij bouwden we verder volgens de principes en concepten die bij de digitale bouwaanvraag waren uitgewerkt. Dus qua basisarchitectuur zijn we gestart van de digitale bouwaanvraag, uitgebreid met specifieke informatie rond verkavelingen en milieu-inrichtingen.”

Wie is de doelgroep van het omgevingsloket?

Paul Van Lindt: “De doelgroep is in essentie elke burger en elke overheid in het Vlaams gewest. Want eenieder kan of moet een vergunning aanvragen indien men een veranda wilt plaatsen of een verbouwing of nieuwbouw wenst uit te voeren.

Tegelijkertijd bepaalt de regelgeving dat de aanvragen behandeld worden door drie verschillende overheden met name de lokale besturen, de provincies - voor aanvragen met een wat grotere impact-  en het Vlaams gewest. Deze laatste beslist over projecten die op de Vlaamse lijst staan bv. de Oosterweelverbinding of elektriciteitscentrales.”

Het loket is in verschillende delen opgebouwd

Het OmgevingsloketPaul Van Lindt: “Het Omgevingsloket bevat meerdere luiken. De basis is de backoffice, het uitwisselingsplatform waarop alle data terecht komt. Daarnaast bieden we de burger, die de aanvraag moet samenstellen, een loket (intern noemen we dit het Burgerloket). Het is een beveiligde, afgeschermde omgeving waar je enkel toegang toe krijgt na authenticatie via eID. Na het indienen van de aanvraag krijgt het bestuur, die de aanvraag moet behandelen, ook toegang tot de informatie.

Het uitwisselingsplatform communiceert in de eerste plaats met het afgeschermde burgerloket, dat ook gebruikt kan worden door overheden en adviesinstanties om via een internettoepassing gegevens te raadplegen en de nodige acties te ondernemen. Daarnaast laat het uitwisselingsplatform ook aan deze actoren toe om via webdiensten te communiceren met het centraal systeem, zonder gebruik te maken van het loket.

Tot slot is er het publiek loket dat eveneens, in beperktere vorm, gevoed wordt vanuit het uitwisselingsplatform. Daarop staat informatie die voor elke burger (zonder beperking) toegankelijk moet zijn n.a.v. een openbaar onderzoek of een bekendmaking van een vergunning.”

Combinatie van agile projectwerking met planning

Paul Van Lindt: “Het projectteam trachtte zo veel mogelijk agile te werken met korte sprints.

Maar anderzijds moet je werken met een planning. Het omgevingsloket functioneert immers niet alleen als een eindgebruikerstoepassing, maar ook als een soort van middleware voor een heleboel andere toepassingen van de lokale besturen. Je moet dus rekening houden met de beperkingen van derden bij de technologieën die je gebruikt. En je moet overgangsperiodes voorzien bij nieuwe releases omdat iedereen tegelijk er klaar voor moet zijn en er steeds externe afhankelijkheden kunnen opduiken. En uiteraard is er ook een politieke en managementdruk om een bepaalde planning te volgen.

Dus zochten we steeds het evenwicht tussen de kortetermijndoelstellingen, die tweewekelijks werden geformuleerd door het team, en soms halfweg bijgestuurd moesten worden vanwege nieuwe prioriteiten door bv. een wijziging in de regelgeving, en een perspectief op lange termijn.”

Hoe verliep het technisch traject en de samenwerking met HB-plus?

Paul Van Lindt: “De samenwerking met HB-plus startte 7 jaar geleden. Het was een lang traject met hobbelende kantjes, eigen aan elk project veronderstel ik. Maar ik meen te mogen zeggen dat de samenwerking zeer constructief was. Het is gelet op de aard van het project een relatief atypische samenwerking geweest.

Het project was immers zeer complex en innovatief. Zowel qua inhoud als procedures waren er geen voorbeelden of technologie beschikbaar waar we ons konden aan spiegelen. Het vereiste een zeer nauwe, dagdagelijkse samenwerking tussen ons intern, departementaal projectteam en het team van HB-plus. Zo konden we bijsturen waar nodig, rekening houdend met bepaalde termijnen en aandachtspunten.

We lanceerden de toepassing in 2017 in zeer moeilijke omstandigheden. De regelgeving was complex, er was weinig vertrouwen vanuit de bedrijven naar de werking van het systeem en de performantie en stabiliteit van de toepassing bleek nog onvoldoende.

Maar dankzij de enorme inzet van zowel het HB-plus team als van de administratie, zijn we er eind 2017 in geslaagd om de performantie op te krikken en het vertrouwen te herstellen. Op dit ogenblik ontvangen we over het algemeen zeer positieve feedback van alle actoren.

Dus op dat vlak is het een uitdaging geweest zowel voor HB-plus als voor ons. Maar door die nauwe samenwerking, de dagdagelijkse afstemming en de participatie van ons team aan de analyses zijn we geraakt waar we momenteel vandaag staan.”

Wat staat er nog op de planning?

Paul Van Lindt: “We wensen zowel in de diepte als in de breedte uit te breiden.

Een van de belangrijkste ambities die we hadden met dit project was het extraheren van data uit de vergunningsaanvraag om deze zowel i.k.v. de beslissing als voor hergebruik maximaal te kunnen aanwenden.

Maar dat houdt in dat je op een zeer structurele manier met die data moet kunnen omgaan van bij de start van de aanvraag tot en met de beslissing. En vrij snel ontdekten we dat de oorspronkelijke architectuur, qua verwevenheid tussen inhoud, rechten van personen en acties, hier niet voor geschikt was.

De voorbije jaren stuurden we de architectuur bij en legden we de fundamenten om die structurele data te kunnen ophalen. Dit najaar en begin volgend jaar kunnen we gaan werken met meerdere projectinhoudversies en een structurele beslissingsinhoud. Het hergebruik van de structurele data in de beslissingsfase is nuttig bij nieuwe aanvragen, zeker voor milieu-inrichtingen.

Op langere termijn wensen we het concept van het omgevingsloket verder uit te breiden door bv. overleg- of projectvergaderingen te integreren in het behandelingsproces. En door vergelijkbare processen, die vandaag nog analoog verlopen zoals bv. stedenbouwkundige attesten via dezelfde technologieën en via hetzelfde systeem te digitaliseren.

Een andere belangrijke doelstelling is de integratie van het parameterbeheer in de toepassing. Vandaag zitten de parameters nog in een externe toepassing die telkens een verwerking vereist bij aanpassingen aan het Omgevingsloket.

Tot slot blijven we streven naar een verbetering van de gebruiksvriendelijkheid en performantie op basis van de feedback van de gebruikers.”

Voor meer informatie, contacteer Benny De Buck.

Gerelateerde artikels